Wirtschaft und Weiterbildung 1/2023

personal- und organisationsentwicklung

Onboarding-Apps: Bindung und Lernen von Anfang an ÜBERBLICK. Erst hat man viel Geld ausgegeben, um neue Fachkräfte zu finden, und dann das: Zwischen Vertragsunterzeichnung und den ersten 100 Tagen beim neuen Arbeitgeber sind viele schon wieder weg oder haben die Stelle überhaupt nicht ange treten. Onboarding-Apps können Abhilfe schaffen. Sie sollen Mitarbeitende schnell ans Unternehmen binden, Organisationen entlasten und ins selbstbestimmte Lernen führen.

App Schnittstellen (API: Application Pro gramming Interface) zur Verfügung stel len, die eine reibungslose Integration mit oder Anbindung an vorhandene HR- und Lernplattformen erlaubt. Die verschiedenen Apps lösen die Auf gabe, neue Mitarbeitende ins Unterneh men zu integrieren und dafür zu begeis tern, auf unterschiedliche Art und Weise. Die folgende Auswahl für den deutsch sprachigen Markt enthält Beispiele mit unterschiedlichen Schwerpunkten (ohne Anspruch auf Vollständigkeit). Die App „Ovos Play“ der 2004 gegründe ten Ovos Media GmbH aus Wien trägt das Spiel nicht nur im Namen, sondern setzt ganz auf Microlearning und Gamification. Egal, ob es um Preboarding, Onboarding, Training oder die Lehrlingsausbildung geht, das Lernen sollte spielerisch erfol gen und Spaß machen, sagen die Macher, die für jeden dieser Bereiche eine Lösung anbieten. Die App umfasst eine digitale Willkommensmappe und individuelle Lernpfade für unterschiedliche Stand orte, Abteilungen oder Positionen. HR soll mit einem reduzierten administrati ven Aufwand entlastet werden und kann die Fortschritte der Mitarbeitenden über ein Dashboard nachverfolgen. Für die ei genen Lerninhalte gibt es ein „Content- Creation-Tool“ mit Vorlagen. Die Lösung steht cloud-basiert oder On-Premise zur Verfügung. Das Preismodell in den drei Stufen Starter, Professionell und Premium richtet sich nach der Anzahl der Nutzer und Nutzerinnen. Angesprochen werden Vor allem spielerisches Lernen

Der erste Eindruck entscheidet. Das gilt nicht nur im persönlichen Bereich, son dern auch beim Onboarding, beim Ken nenlernen des Arbeitgebers. Bewerbende unterschrieben zwar den Arbeitsvertrag, aber wenn sich noch vor Arbeitsbeginn etwas Besseres bietet oder die Zeit bis dahin ungenutzt verstreicht, tauchen sie nicht einmal auf. Diese Erfahrung haben schon viele Personalabteilungen gemacht, wie die Ergebnisse von Haufe oder Soft garden zeigen. Effektive Onboarding Apps leiten einen Dialog mit neuen Mitar beitenden ein, der unabhängig davon ist, wo sie sich gerade befinden und wie früh oder spät es gerade ist. Die App auf dem Smartphone als ständiger Begleiter stellt eine Möglichkeit dar, einen von Zeit und Ort unabhängigen Preboarding-Prozess einzuleiten und das Onboarding wirksam zu gestalten. Dabei geht es einerseits um Verwaltungs prozesse: Die meisten Apps ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihre persönlichen Daten und notwendigen Unterlagen über die App einzugeben und hochzuladen, sodass alles bereits erledigt ist, wenn der erste Arbeitstag beginnt. Einige Systeme ermöglichen, die eigene Ausstattung zu bestellen, sich also selbst darum küm mern zu können, dass bei Arbeitsantritt Dienstlaptop und Smartphone bereit sind oder der Zugang zum Firmennetzwerk gewährleistet ist. Die Personalabteilung wiederum kann über die App Prozesse automatisieren und alle individuellen Funktionen freischalten, die dem neuen Mitarbeitenden später auch am Arbeits platz zur Verfügung stehen sollen und die mobil genutzt werden können. Auch die

Einladung zu Preboarding-Events, die Hil festellung bei Umzug und Wohnungssu che oder Aufgaben können über die App als zentrale Kommunikationsplattform kommuniziert und zugewiesen werden.

Mitarbeiterbindung vor Tag 1

Andererseits dient die App dem Knüpfen von Kontakten und der Mitarbeiterbin dung – von Anfang an: Die Nutzer und Nutzerinnen können schon vor dem ers ten Arbeitstag ihr eigenes Profil freischal ten und mit zukünftigen Kollegen und Kolleginnen Kontakt aufnehmen oder Infos über und aus dem Unternehmen erhalten. Sie sehen dort ihren Einarbei tungsprozess abgebildet und wissen so je derzeit, wo sie stehen oder wie es für sie weitergeht. Die Onboarding-Journey je derzeit im Blick zu haben, gibt Sicherheit, wo sich noch keine Sicherheit angesichts kaum bekannter Kollegen und Vorge setzte oder möglicher Entwicklungswege einstellen konnte. Gleichzeitig sind die meisten Onboarding Apps auch Lern-Apps. Über die Apps können Schulungen terminiert oder als E-Learning in verschiedenen Formaten eingestellt und absolviert werden, einige Apps ermöglichen sogar die Content Produktion. Mit Quizz- und Feedback funktionen lässt sich das erlernte Wissen spielerisch überprüfen. Apps, die sich auf die schnelle Einarbeitung von Mitarbei tenden im Servicebereich konzentrieren, können das benötigte Wissen schnell be reitstellen, ob als PDF-Dokument, im Vi deoformat oder per Chatfunktion. Auf Seiten der IT sollte eine Onboarding

30 wirtschaft + weiterbildung 01_2023